每個週末我會收到幾份週報。
各自負責的區塊不同，格式也不太一樣，但共通點是： 大家都很認真地寫了這週做了什麼。
而我讀的方式，跟大家寫的方式不太一樣。
有進展的項目，我幾乎不看
不是不在乎，是因為有進展的項目不需要我。
它會自己往前走，寫在週報上主要是讓我知道進度， 我頂多回一句「按你的規劃推進就好」。
真正值得花注意力的是另一種：上週寫什麼、這週還是寫什麼的那一行。
停住的原因只有三種
一格數字連續幾週沒動，原因幾乎跑不出這三種：
一是卡在別人身上。 等客戶回覆、等對方部門給檔案、等法務看合約。 負責的人其實動不了，寫週報的時候只能重複貼上上週的內容。 這種要我出面，因為卡住的那個環節通常不在他的職權範圍。
二是他不知道下一步要做什麼。 這種最難從週報看出來， 因為文字上會寫得很像「持續跟進中」。 需要當面問一句「你打算怎麼做」，才會知道是沒有方法還是沒有時間。
三是這件事其實已經死了，只是沒有人願意宣告。 客戶不會明講不做了， 案子就這樣掛在清單上，每週被複製貼上一次。 這種要主動結案，因為它一直佔著版面，讓真正該推的事看起來沒那麼急。
所以我回信的內容通常很短
因為我要回的不是「你做得好不好」，是「哪一件需要我」。
有進展的項目我回一句知道了，卡住的項目我約時間或直接去問對方。 週報不是考核文件，是求救訊號的通道。
如果團隊覺得週報是拿來證明自己有做事的， 那他們就會把版面花在有進展的地方，把卡住的事寫得含糊。 那份週報對我就沒有用了。
格式要不要統一
我一直沒有強制大家用同一個週報格式。
統一格式的好處很明顯：好比較、好彙整、以後也好自動化。 但我觀察到一個副作用，欄位一旦固定，內容就會開始長得像填表。
該填的格子都填滿了，而真正想講的話沒有地方放。
所以我目前的折衷是：固定的部分只要求最少的幾項， 數字、卡住的事、需要我協助的事。其他讓每個人用自己順手的方式寫。
彙整當然比較麻煩，但我寧可自己多花十分鐘讀， 也不想收到五份格式完美、但看不出誰有麻煩的報告。
這件事要講明白
所以我會直接跟大家說：卡住的事寫清楚，不會被扣分，寫不清楚才會。
這句話要重複講，而且要用行為證明。 如果有人照實寫了「這件等客戶等了三週」，而我的反應是責備， 那下一週他就會學會寫「持續跟進中」。
一份充滿進度的週報，跟一個真的在前進的團隊，是兩件事。 前者只需要文字功夫，後者需要有人願意說實話。
我的工作是讓說實話這件事的成本夠低。